Todas las organizaciones se construyen, desarrollan su actividad y ofrecen sus productos y servicios en entornos que definen las características del contexto en el que adquiere recursos, se relaciona con sus partes interesadas e influye con el impacto de sus decisiones y resultados. Es vital conocer dichos entornos y su contexto para prevenir riesgos de incumplimientos, satisfacer las necesidades de sus grupos de interés y participar de forma activa en el desarrollo social y la recuperación ambiental.
La organización y su contexto interno e interno.
Para que la organización pueda desarrollar y ejecutar sus procesos y cumplir sus objetivos generales, todos los grupos de interés o partes interesadas dependen de cuatro elementos estructurales: los recursos, los suministros, el aprovisionamiento y los costes.
Y todos tienen en común el organigrama, engranaje sin el cual ninguna organización puede funcionar. Aclarando que cuando hablamos de organigrama estamos haciendo referencia al mercado de trabajo, las contrataciones, el clima laboral y la productividad.
De esta manera llegamos a los Sistemas de Gestión Empresarial (SGE) donde la gestión, la seguridad, los impactos y la transparencia dependen de un CICLO DE MEJORA CONTINUA (PDCA) en el que los trabajadoresson los auténticos protagonistas y donde los grupos de interés o partes interesadas dependen íntegramente de la evolución de la sociedad y de los factores económicos, políticos, ambientales, culturales y, como se ha demostrado con la Covid-19, de los factores sanitarios a la hora de diseñar políticas y estrategias para conseguir sus objetivos.
Los elementos de contexto internos y externos se representarían gráficamente de la siguiente manera:
El riesgo de incumplimiento normativo.
Se puede afirmar sin ningún género de duda que la falta de cumplimiento normativo es el mayor riesgo que sufre una organización, no solo en lo concerniente al coste por indemnizaciones y sanciones administrativas o judiciales. Se encuentra sobretodo en la PÉRDIDA REPUTACIONAL al no cumplir con las exigencias del contexto donde opera.
A nivel interno, debemos tener en cuenta que las diferentes unidades o departamentos que forman la estructura de la organización no actúan de forma independiente o aislada en la ejecución de las políticas y estrategias definidas por la Alta Dirección. Dicha transversalidad debe permitir que sus resultados puedan integrarse en los objetivos generales de la organización. Es decir, desarrollar un proceso en el marco de un Sistema de Gestión Empresarial.
El origen de las funciones, la organización y la transversalidad está en la CULTURA ORGANIZACIONAL, que debe manifestarse por un código de conducta o código ético que tenga como eje central el cumplimiento normativo, la gestión de los elementos de contexto y el impacto de los factores que inciden en las decisiones de las operaciones y estrategias.
Dicho lo cual, a nivel de cumplimiento normativo será imprescindible:
- Crear un protocolo en el manejo de la información, que permita desde los valores de la cultura, aplicar la normativa adecuada para cada uno de los elementos de contexto estructurales, de organigrama y de SGE que estén relacionadas con los diferentes factores económicos, políticos, ambientales, culturales y sanitarios. Con ello conseguiremos:
- Una constante actualización normativa.
- Crear parámetros unificados para códigos de conducta que se apliquen a las partes interesadas internas y externas.
- Realizar análisis cualitativos y cuantitativos de los procesos y procedimientos que cumplan con los estándares y ayuden a la transparencia, competitividad y fidelización.
- Control de los impactos negativos en la sociedad y medio ambientales, contribuyendo con ello al desarrollo de determinados colectivos y la recuperación del Capital Natural.
- Establecer un sistema de comunicación con las partes interesadas y con los trabajadores, refiriéndonos en particular a los canales de denuncia y a los protocolos para iniciar un procedimiento de investigación que garantice la seguridad y la confidencialidad del denunciante y a la vez se proteja en la medida de lo posible la integridad de la organización.
- Un sistema sancionador que garantice la flexibilidad, en cuanto se tienen en cuenta los elementos de contexto que generan un riesgo y una incertidumbre difícilmente controlables, lo que permitiría compensar el delito o la falta con otro tipo de actuaciones negociadas con el infractor. El caso lo vivimos con la actual Pandemia y las constantes alteraciones en la actividad de la organización, el cierre de los negocios y la vulnerabilidad de los trabajadores.
Cumplimiento normativo con matriz de contexto, factores y PDCA
Teniendo en cuenta las normas ISO 19600:2015 (Sistemas de Gestión de Compliance), la ISO 9001:2015 (Gestión de la calidad) y la ISO 19011:18 (Directrices para las Auditorías de los Sistemas de Gestión), se proponen dos matrices operacionales:
- Matriz de factores y contexto, donde se relacionan cada uno de los elementos de contexto con los factores que inciden en las políticas y estrategias de una organización.
- Matriz de contexto y PDCA, enfocada directamente a la implantación de procedimientos específicos de mejora continua en cada una de las áreas de contexto.
Conclusión.
Garantizar la estabilidad de la organización pasa por demostrar la transparencia de la gestión empresarial en los mercados. La forma de probarlo es evitando el fraude en las condiciones de contratación y dando garantías de amortización en la financiación y gestión de deuda. Pero también en las infraestructuras de los procesos de producción para el retorno de la inversión.
Este aspecto es importante si queremos tener una cuenta saneada desde la que construir una estructura organizativa donde los recursos humanos sean una inversión y no solamente un coste a la Seguridad Social o una fuente de sanciones e indemnizaciones judiciales.
Los instrumentos que mejor fiscalizan internamente la actividad de la organización, bien por tener personal dedicado a la función, bien porque son contratados externamente son como se ha indicado anteriormente el Compliance, el SGE de la Calidad y las Auditorías de los Sistemas de Gestión Empresarial.
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