Los Sistemas de Gestión Empresarial (SGE) son un modelo estandarizado, conocidos como Normas ISO, para organizar la estructura, funciones, objetivos e impactos de una organización, sea cual sea su actividad, sector o tamaño. Con una estructura de Alto Nivel que enmarca definiciones, requisitos, responsabilidades, relaciones con partes interesadas y justificaciones. Y que previene el riesgo y los errores a través de la mejora continua, ciclo de Deming o PDCA.
Sin embargo, existen multitud de organizaciones que, aun teniendo implantado un SGE, no logran la máxima eficiencia, recuperar la inversión o mejorar su reputación. Aquí damos cinco claves que ayudarán a las organizaciones a que su SGE logre incrementar su eficiencia y ser realmente útil a sus objetivos:
1.- Visión, misión y objetivos.
A grandes rasgos, definimos estos elementos de la siguiente manera:
- Visión: es la idea global a largo plazo de la que nace el negocio que construimos, y que tiene su germen en una necesidad que se ha detectado para un grupo de personas en un contexto o entorno, y por la que creamos un producto o servicio.
- Misión: implican los recursos, los procesos y las relaciones que se desarrollarán para construir el producto o servicio. Incluye el control de los impactos.
- Objetivos: hay que distinguir entre el objetivo general que sería el producto o servicio que la organización ofrece para cubrir la necesidad detectada. Y los objetivos específicos, más concretos de cada departamento o fase del proceso.
La Visión de la organización se encuadra dentro de la Estructura de Alto Nivel, que permitirá unificar criterios en todo el SGE a nivel transversal de la organización. La Misión se desarrolla dentro de un sistema de mejora continua o PDCA. Y el objetivo debe cumplir los criterios de transparencia y Responsabilidad Social Corporativa (RSC) que permitan controlar los impactos. En conjunto tenemos todo un sistema integral, donde todas las partes dependen entre sí para que la organización satisfaga las necesidades de todas las partes interesadas.
2.- Cultura de la Organización.
Está directamente relacionada con la Alta Dirección y el estilo de liderazgo. Por tanto, será la que marque el camino de la política, la estrategia y la planificación que desarrollará con una identidad propia, definida por su marca.
Para todos los SGE, La Alta Dirección es la persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. Debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al SGE implantado en la organización, y para ello, realizará entre otras funciones las siguientes:
- Asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas sobre la eficacia del SGE.
- Asegurar que el SGE logre los resultados previstos.
- Promover la mejora continua.
3.- Comunicación.
Para comunicarnos bien debemos tener cclaro lo que queremos transmitir y cómo hacerlo para conseguir el resultado que esperamos. Y los factores de contexto no lo pone fácil. Existen muchas teorías y modelos sobre cómo lograr la implicación de los trabajadores que incremente su productividad con la máxima flexibilidad sin caer en incumplimientos. Igualmente, las partes interesadas externas deben tener información útil que sirva a sus objetivos y a sus operaciones con la organización. Hablamos de un plan de comunicación interno y externo cuya principal característica es la transparencia para lograr su credibilidad y efectividad.
Dentro de su SGE, la organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes que incluyan: qué comunicar, cuándo, a quién y cómo comunicar.
Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:
- Tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.
- Asegurarse de que la información del SGE comunicada sea coherente con la información generada del SGE y que sea fiable.
La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su SGE y conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda:
- Comunicación interna: debe permitir que los trabajadores contribuyan a la mejora continua.
- Comunicación externa: debe comunicar información pertinente según sea necesario por los requisitos legales y otros requisitos.
4.- Datos
Es trascendental que los datos que se manejan, tanto los que tienen origen en los procesos internos, de mejora continua, como los que se comunican a las partes interesadas externas, sean reales, identificados y catalogados por su carácter cuantitativo y/o cualitativo, útiles, verificables, comparables y sobre todo, coherentes con su objetivo, su operatividad y su posibilidad de modificación, adaptabilidad y mejora.
Todos los datos proceden de una fuente, y todos los datos se comunican aportando una información sobre la que sus destinatarios (alta dirección, trabajadores, partes interesadas y sociedad), tomarán decisiones, establecerán relaciones y producirán impactos. La ética y el buen hacer deben ser las señas de identidad de los procesos de recogida de datos.
La transparencia, la confianza y la confidencialidad son imprescindibles. Es imperativo en este aspecto cumplir con los requisitos legales y otros requisitos de los SGE, porque no solo está en juego su reputación. Las sanciones e indemnizaciones por error o mal uso de datos es algo difícilmente recuperable.
Un requisito necesario por naturaleza en este aspecto se resume en un verbo: documentar. En general hoy día se admite cualquier formato, pero existen actividades que por sus características requieren uno específico.
5.- Impactos
No hay más que asomarse a los 10 Principios del Pacto Mundial de la ONU, a la Agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible, o a la reciente ley de trasposición de la directiva europea sobre la comunicación de información no financiera para darnos cuenta de la importancia de este aspecto: algo que, como puede comprobarse, va más allá del mero cumplimiento de la ley, o de lo que los SGE llaman los requisitos legales y otros requisitos. Podría decirte muchas cosas, pero te las resumo en una sola pregunta:
¿por qué correr el riesgo?
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